اكسس چيست؟

اكسس يكي ديگر از نرم افزارهاي شركت مايكروسافت و يك سيستم مديريت داده مي باشد كه با استفاده از آن مي توان بانك اطلاعاتي ايجاد كرد، آن را ويرايش كرد و در هر زمان به آن دسترسي پيدا كرد. بانك اطلاعاتي، پايگاه داده و يا ديتابيس مجموعه اي از اطلاعات است كه در ساختار منظمي قرار گرفته و در هر زمان قابليت بازيابي اطلاعات را دارد. نرم افزار اكسس اين امكان را فراهم مي آورد كه كاربر، بانك هاي اطلاعاتي به وجود آورده و عمليات مورد نظر را بر روي آن ها انجام دهد. بسياري از برنامه نويسان براي ذخيره اطلاعات نرم افزارهايي كه توليد مي كنند از نرم افزار ديتابيس اكسس استفاده مي كنند. از ديگر كاربردهاي مهم بانك اطلاعات اكسس مي توان به تهيه بانك هاي اطلاعاتي براي نرم افزارهاي تحت وب مانند سيستم هاي مديريت محتوا اشاره كرد. مايكروسافت اكسس اين امكان را فراهم مي آورد كه اطلاعات را در ساختاري منظم ذخيره كرده، به همه و يا بخشي از آن ها دسترسي پيدا كرده و همه يا بخشي از آن ها را حذف نمود.

جدول (Table)

جدول ليستي از سطر ها و ستون هاست كه در خانه هاي آن اطلاعات نگهداري مي شود. در هر بانك اطلاعاتي (هر فايل اكسس) حداقل يك جدول براي ذخيره سازي اطلاعات يك موجوديت وجود دارد. منظور از موجوديت موضوع يا مفهومي است كه مي خواهيم اطلاعات را  در خصوص آن در جداول اكسس نگهداري كنيم. در كلاس اكسس پيشرفته، به صورت كامل با طراحي جداول آشنا خواهيد شد.

بطور مثال در بانك اظلاعاتي يك مدرسه ، موجوديت هايي مثل : دبير ، دانش آموز ، درس ، امتحان و … وجود دارد كه براي هريك از اينها اطلاعات مربوط به آنها در بانك اطلاعاتي مدرسه ذخيره مي شود.

فيلد (Field)

فيلد كوچكترين جزء داراي معني اطلاعات ذخيره شده در يك بانك اطلاعاتي است كه به يك ويژگي از موجوديت مورد نظر مرتبط مي گردد. در جدول هاي بانك اطلاعاتي هر فيلد مشخص كننده يك ستون از جدول خواهد بود. بعنوان مثال در جدول اطلاعات دانش آموزان يك مدرسه ، هريك از ستون هاي : نام ، نام خانوادگي ، كد دانش آموزي ، آدرس و … يك فيلد بحساب مي آيند براي درك بهتر مفاهيم مطرح شده به شكل زير دقت كنيد.

ركورد (Record)

ركورد مجموعه اي از فيلدهاي مرتبط به يكديگر مي باشد . در هر جدول ، هر سطر را يك ركورد مي ناميم. مطابق تصوير زير يك جدول داريم كه متشكل از سه سطر است كه به هريك از سطرها يك ركورد ميگوئيم. در واقع هر ركورد در برگيرنده مجموعه فيلدهاي مرتبط به يكديگر است كه همگي مربوط به يك دانش آموز هستند.